Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Oscar Julio Toro Ramírez, persona natural que presta el servicio KeepOnUp.

• Dirección: Calle 54 # 81-55, Medellín, Colombia
• Correo para asuntos de datos personales: datos@keeponup.com
• Teléfono: 313 659 0654

2. Marco legal y alcance

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que las modifiquen o complementen. Aplica a los datos personales que KeepOnUp recoge a través de su sitio web, su portal, sus correos y sus canales comerciales, incluido WhatsApp.

3. Qué datos tratamos

• Identificación y contacto: nombre, número de identificación, correo, teléfono y cargo de clientes, interesados y contactos técnicos, de cobro y de emergencia.
• Empresa y cobro: razón social, NIT, dirección, historial de cobros y pagos. KeepOnUp no recibe los datos de tarjetas: el pago lo procesa directamente la pasarela Bold.
• Técnicos de la aplicación: URLs, proveedores, stack, inventario de accesos (sin contraseñas), incidentes reportados, archivos adjuntos, comentarios y registros de tiempo.
• Uso del portal: fechas de ingreso, dirección IP y navegador al aceptar los términos, y registros de auditoría de las acciones hechas en el portal.
• Comunicaciones: mensajes que nos envías por correo o WhatsApp.

4. Para qué usamos los datos

• Prestar el servicio: dar de alta la cuenta, atender incidentes, medir los tiempos de respuesta, comunicar avances y entregar informes.
• Cobrar: emitir cuentas de cobro, enviar enlaces de pago y recordatorios, conciliar pagos y suspender o reactivar cuentas.
• Enviar correos transaccionales del servicio, como alertas, cambios de estado y vencimientos.
• Responder preguntas comerciales y acompañar el proceso de compra.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
• Mantener la seguridad del portal y dejar evidencia de las aceptaciones y aprobaciones del cliente.

No vendemos ni alquilamos datos personales y no los usamos para publicidad de terceros.

5. Datos dentro de la aplicación del cliente

Al atender un incidente, KeepOnUp puede tener acceso a bases de datos y sistemas del cliente que contienen datos personales de sus propios usuarios. Frente a esos datos, el responsable es el cliente, y KeepOnUp actúa como encargado del tratamiento. Esto significa que:

• solo accede a ellos cuando es necesario para diagnosticar o resolver el incidente;
• no los copia, extrae ni conserva fuera de los sistemas del cliente, salvo lo estrictamente necesario para el diagnóstico, y lo elimina al cerrar el caso;
• no los usa para ningún otro fin y guarda confidencialidad sobre ellos.

El cliente garantiza que cuenta con la autorización de sus titulares para ese tratamiento.

6. Datos sensibles y de menores

KeepOnUp no solicita datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes para prestar el servicio. Si un incidente exige acceder a sistemas del cliente que los contengan, aplica lo dicho en la sección 5, con especial cuidado.

7. Derechos del titular

Como titular de tus datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
• Revocar la autorización o pedir que se eliminen tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros.

8. Cómo ejercer tus derechos

Escribe a datos@keeponup.com con tu nombre, tu número de identificación, una descripción de lo que pides y un dato de contacto para responderte.

• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, te avisamos los motivos y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, eliminar o revocar): respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más con aviso previo. Si al reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si no la recibimos en 2 meses, entendemos que desististe.

Si eres cliente activo, puedes actualizar los datos de tu empresa y tus contactos directamente en el portal.

9. Proveedores que tratan datos por nosotros

Para prestar el servicio compartimos datos con proveedores que los tratan por cuenta nuestra y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• Bold (Colombia): procesa los pagos.
• Un proveedor de correo transaccional: envía los correos del servicio.
• Un proveedor de alojamiento en la nube: aloja el portal y su base de datos.

Algunos de estos proveedores pueden estar fuera de Colombia, en países con niveles adecuados de protección de datos o bajo contratos de transmisión que exigen ese nivel de protección, conforme a la ley colombiana.

10. Seguridad

Usamos conexiones cifradas, contraseñas almacenadas con cifrado de una sola vía, accesos por rol, registros de auditoría y respaldos. La plataforma no guarda contraseñas de los sistemas del cliente. Ningún sistema es infalible: si detectamos un incidente de seguridad que afecte tus datos, te informaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando corresponda.

11. Conservación

Conservamos los datos mientras dure la relación con el cliente y después, durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales, o el necesario para atender reclamaciones. Los datos de interesados que no contratan se eliminan cuando lo piden o cuando dejan de ser necesarios.

12. Autorización

Al marcar la casilla de autorización en el proceso de compra, o al escribirnos por nuestros canales, autorizas de manera previa, expresa e informada el tratamiento de tus datos conforme a esta política. Guardamos evidencia de esa autorización (fecha, versión de la política e IP).

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Si cambia de forma sustancial, la publicaremos en este sitio y avisaremos a los clientes por correo antes de aplicar los cambios.